Prozessmanagement – Global Network AG

Geschäftsprozesse im Unternehmen

Höhere Effizienz und Produktivität – das ist oberste Priorität bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Aber was ist ein Geschäftsprozess eigentlich genau? Kurz gefasst: Es handelt sich um zusammenhängende und sich gegenseitig beeinflussende Tätigkeiten, die schrittweise ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen oder ein bestimmtes Endprodukt zu erstellen. Das Ziel ist dabei immer eine Steigerung der Wertschöpfung.

In Unternehmen läuft tagtäglich eine Vielzahl solcher Prozesse ab. Ein Beispiel liefert der Urlaubsantrag. Er wird durch einen Mitarbeiter ausgefüllt und an den Abteilungsleiter gegeben; dieser stimmt den angefragten Urlaubszeitraum mit den Anträgen anderer Mitarbeiter ab und genehmigt den Antrag, sofern nichts dagegen spricht; dann geht der genehmigte Antrag zurück an den Mitarbeiter und wird zudem an die Personalabteilung weitergeleitet. In manchen Abteilungen erfolgt dieser Prozess noch immer mit Stift und Papier. Allerdings können dadurch Transportzeiten anfallen, die durch die Digitalisierung hinfällig werden.

Die Frage ist nur: Welche Ihrer Geschäftsprozesse können auf welche Art digitalisiert werden? Und welche Reihenfolge ist aus wirtschaftlicher Sicht sinnvoll? Wir begleiten Sie auf dem Weg zu Ihrer individuellen Prozessoptimierung. Gemeinsam analysieren wir, welche Ihrer Geschäftsprozesse erfolgversprechend digitalisiert werden können, entwickeln eine digitale Strategie – und setzen Ihr Digitalisierungskonzept auch um.

Bestandsaufnahme Ihrer IT-Systeme und Geschäftsprozesse

Bewertung kritischer Parameter (personelle, technische oder finanzielle Hemmnisse)

Auswahl und Vorstellung möglicher Lösungsvorschläge

Demonstration und Teststellung zur Erprobung

Implementierung der ausgewählten Digitalstrategie

Dokumentation der Verfahrensbeschreibung (Handbuch)

Mitarbeiterschulung für Prozessanwendungen und Systeme

Jährliche Inspektion und ggf. Modifikation der Anwendungen

Geschäftsprozesse digitalisieren – was bedeutet das?

Effiziente Prozesse stellen die Grundlage für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen dar. Und hier kommt die rasch fortschreitende Digitalisierung der Arbeitswelt ins Spiel. In Bezug auf Prozesse bedeutet Digitalisierung, dass bis dato analoge Informationen digital verfügbar gemacht werden oder auch dass früher analoge Arbeitsschritte ab sofort elektronisch ausgeführt werden. Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein klassischer Fall dafür. Buchungsdaten sind hier klar zu benennen, sodass eine Automatisierung sehr einfach umgesetzt und Mehrfacharbeit vermieden werden kann.

Digitalisierung und Automatisierung werden also immer dann zu wichtigen Schlüsselfaktoren, wenn wiederkehrende Prozesse mit mehreren Prozessbeteiligten zum Tragen kommen. Ist in solchen Fällen kein fester Workflow, sprich kein fester Arbeitsablauf definiert, kann schnell Chaos ausbrechen: Die Zuständigen verlieren den Überblick und es kommt unter Umständen zu schwerwiegenden Fehlern. Mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen werden solche Vorgänge für einen reibungslosen Ablauf automatisiert – Unternehmen sparen Zeit und Geld und merzen potenzielle Fehlerquellen aus. Mit einer entsprechenden Prozessdokumentation werden auch komplizierte Geschäftsprozesse transparent. Es ist klar: Die Bedeutung eines funktionierenden Geschäftsprozessmanagements darf nicht verkannt werden.

Digitalstrategie für Geschäftsprozesse im Unternehmen

Sie wollen die Digitalisierung der Arbeitswelt mit Ihrem Unternehmen mittragen? Dann benötigen Sie dafür eine individuelle Digitalstrategie. Wir unterstützen Sie bei der Erarbeitung einer solchen Strategie und stehen Ihnen auch bei der Umsetzung als zuverlässiger Partner zur Seite. Mit Hilfe einer Workflow-Analyse machen wir eine Bestandsaufnahme all Ihrer IT-Systeme, Geschäftsprozesse sowie Arbeitsabläufe und bewerten dabei auch kritische Parameter.

Viele Fragen gilt es in der Initialphase des Digitalisierungsprozesses zu stellen und zu beantworten. Welche Geschäftsprozesse sind im Unternehmen vorhanden? Gibt es personelle, technische oder finanzielle Hemmnisse, die im Zuge der Prozessdigitalisierung zu beachten sind? Wie sieht das Digitalisierungspotenzial hinsichtlich verschiedener Prozesse aus? Ist eine Digitalisierung eines konkreten Geschäftsprozesses wirtschaftlich oder stehen die dafür notwendigen Investitionen in keinem Verhältnis zur möglichen Wertschöpfung?

Mit Hilfe einer sowohl qualitativen als auch quantitativen Betrachtung des Ist-Zustands der Geschäftsprozesse wird das Digitalisierungspotenzial bestimmt und dann als Grundlage zur Entwicklung einer Soll-Vorstellung herangezogen. Daraus resultiert letztlich die Digitalstrategie, in der wir Ihnen unsere individuellen Lösungsvorschläge für Ihr Unternehmen präsentieren. In Verbindung damit steht zudem eine Geschäftsprozessmodellierung.

Umsetzung der Digitalstrategie für Ihre Business-Prozesse

Selbstverständlich unterstützen wir Sie auch gerne bei der Umsetzung ihrer individuellen Digitalstrategie. Es ist sehr wahrscheinlich, dass dadurch in bereits etablierte Arbeitsabläufe eingegriffen wird, sodass Mitarbeiter unter Umständen frühzeitig über Maßnahmen informiert und zu neuen Systemen und Anwendungen geschult werden müssen. Sinnvoll ist es oft, den Digitalisierungsprozess schrittweise umzusetzen, damit die Mitarbeiter sich nach und nach an die neuen Vorgaben gewöhnen können. Allerdings sollte auch keine Zeit vertrödelt werden, denn nur eine durchgängige Automatisierung und Digitalisierung verbessert die Effizienz und Qualität der Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens dauerhaft.

Sie werden im Zuge des Umstellungsprozesses schnell feststellen: Digitale Prozesse lösen zunehmend Dokumente und den klassischen Dokumentenaustausch vollständig ab. Dabei kann beispielsweise ein Dokumenten-Management-System helfen. Mit der fortschreitenden Digitalisierung der Wirtschaft bieten sich auch Ihrem Unternehmen immer wieder neue Möglichkeiten zur Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse.

Vorteile Digitalisierung: Prozesse optimieren

Geschäftsprozesse optimieren, Zusammenarbeit verbessern: Dafür gibt es viele verschiedene Lösungen. Jede davon hat Vor- und Nachteile. Fest steht: Wer den Trend zur Digitalisierung der Wirtschaft nicht mitgeht, wird über kurz oder lang abgehängt. Deshalb sollten Sie unbedingt rechtzeitig die Digitalisierung von Geschäftsprozessen angehen – am besten mit uns als kompetenter Partner an Ihrer Seite.

Wir finden heraus, welche Lösung die beste für Ihr Unternehmen ist und wie Sie im Zuge einer Digitalisierungsstrategie Ihr Geschäfts- und Arbeitsumfeld modern, fortschrittlich und flexibel gestalten können. So sichern Sie sich auch künftig Kosten- und Produktivitätsvorteile – als Produzent, Dienstleister und Arbeitgeber.

Mit der Digitalisierung von Prozessen geht übrigens auch die Thematik des Datenschutzes einher – egal ob sie mit einer eigenen Server-, einer fremden Server- oder einer Cloudlösung umgesetzt wird. Eine umfassende Beratung zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und zur ebenfalls aus Datenschutz-Sicht relevanten E-Mail-Archivierung haben wir für Sie ebenfalls im Programm.